INFORMATIVA PRIVACY “WHISTLEBLOWING”
Ai sensi degli artt. 13 e 14 GDPR e dell’art. 13 del D.Lgs. 24/2023

 

 

1.DATI DEL TITOLARE DEL TRATTAMENTO

LINCOTEK RUBBIANO S.P.A.

Indirizzo: Via Mistrali 7, 43046 Rubbiano di Solignano (PR)
Telefono: +39 0525 305811
Mail: surfacesolutions.EMEA@lincotek.com
PEC: surfacesolutions@pec.lincotek.it
C.F. e ITVAT: IT 02087600348
R.E.A.: PR 209992
Capitale Sociale Deliberato e Capitale Sociale Versato: € 7925778,00
www.lincoteksurfacesolutions.com

2.DATI DEL RESPONSABILE PER LA PROTEZIONE DEI DATI (DPO DI GRUPPO)

Microell s.r.l. – Referente: Francesco Traficante
Via Mazzini 19 B – 21052 – Busto Arsizio (VA)
Mail: dpo@lincotek.com

Prima di contattare direttamente il DPO ai fini dell’esercizio dei diritti degli Interessati, si raccomanda fortemente di prendere visione della sezione sotto riportata “Diritti degli Interessati”.

 

3.PREMESSA

Il Titolare del trattamento recepisce, quale obbligo di legge, l’istituto del “Whistleblowing” al fine di contrastare eventuali fenomeni illeciti nell’ambiente di lavoro e, in particolare, al fine di prevedere una specifica tutela per il soggetto che voglia segnalare un illecito, di seguito il “Segnalante”, in modo che questi possa agire senza il timore di subire conseguenze pregiudizievoli nei suoi confronti, ai sensi del  D.Lgs. n. 24 emanato il 10 marzo 2023, in attuazione della Direttiva (UE) 2019/1937.

La segnalazione deve riguardare esclusivamente condotte illecite e non potrà, pertanto, essere utilizzata dal Segnalante per inviare rimostranze di carattere personale che attengono alla disciplina del rapporto di lavoro.

La segnalazione di condotte illecite può essere effettuata utilizzando il canale interno adottato dal Titolare del trattamento.

Il canale interno consente di gestire le comunicazioni pervenute da parte del Segnalante con garanzia di riservatezza per quanto riguarda l’identità di quest’ultimo, sia nel caso di segnalazione anonima che non, e per quanto riguarda il contenuto delle segnalazioni.

Il Titolare ha implementato misure di sicurezza tecniche e organizzative volte a garantire la massima riservatezza, integrità e disponibilità dei dati personali, come specificatamente richiesto dalla disciplina di riferimento.

I canali interni di comunicazione consentono al Gestore delle Segnalazioni di interloquire direttamente con il Segnalante e di rendicontare lo stato di avanzamento dell’istruttoria, se avviata, garantendo, in ogni momento la riservatezza dell’identità di quest’ultimo.

Al fine di garantire la massima riservatezza dell’identità del Segnalante, il Titolare ha individuato la figura del Custode delle identità, che su esplicita e motivata richiesta del Gestore delle segnalazioni, consente a quest’ultimo di accedere all’identità del Segnalante.  L’identità del Segnalante non è mai nota al Custode che, pertanto, non tratterà i dati personali presenti nella segnalazione.

4.PRINCIPI

Uno dei nostri obiettivi fondamentali è la protezione dei dati personali. I dati sono trattati in modo lecito, corretto e trasparente, devono essere adeguati, esatti, pertinenti e limitati a quanto necessario, raccolti per finalità determinate, esplicite e legittime ai sensi degli Artt. 5 e 6 del GDPR e a seguito del conferimento di consenso ove previsto. Informiamo in caso di modifiche sostanziali alla presente Informativa Privacy e al relativo trattamento dei dati, lasciando libera la decisione di autorizzarci o meno al trattamento dei dati per le finalità sotto riportate.

5.FONTI

I dati personali saranno raccolti tramite:

• piattaforma “Whistleblowing”.

6.CATEGORIE DI SOGGETTI INTERESSATI

• Segnalante: lavoratori subordinati e assimilati, esponenti aziendali, soci, azionisti, lavoratori autonomi, liberi professionisti e consulenti che svolgono la propria attività lavorativa presso il Titolare del trattamento che segnalano comportamenti illeciti e/o violazioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’ente (Titolare del trattamento). Tali soggetti si considerano soggetti interessati anche durante il periodo di prova e anteriormente o successivamente alla costituzione del rapporto di lavoro o altro rapporto giuridico;
• Segnalato: soggetto coinvolto nella segnalazione a cui sono imputati comportamenti illeciti e/o le violazioni;
• Gestore della Segnalazione: soggetto esterno, dotato delle caratteristiche di autonomia e indipendenza, autorizzato dal Titolare del trattamento alla gestione della segnalazione;
• Custode dell’Identità: soggetto esterno che su esplicita e motivata richiesta del Gestore delle segnalazioni, consente a quest’ultimo di accedere all’identità del Segnalante;
• Altri soggetti: eventuali ulteriori soggetti coinvolti nella segnalazione, ad esempio, il facilitatore ossia la persona fisica che assiste il segnalante nel processo di segnalazione, operante all’interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata, persone del medesimo contesto lavorativo del segnalante che sono legate ad essi da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado, colleghi di lavoro del segnalante che hanno con quest’ultimo un rapporto abituale e corrente, enti di proprietà del segnalante o presso i quali lavora, enti che operano nel medesimo contesto lavorativo del segnalante.

 

7.CATEGORIE  E DATI PERSONALI TRATTATI

• Comuni: dati identificativi e di contatto (nome, cognome, indirizzo mail, numero di telefono, mansione aziendale, funzione di appartenenza, sede aziendale di riferimento, e ulteriori dati eventualmente contenuti nelle segnalazioni e in atti e documenti ad essa allegati) del Gestore della segnalazione e del Custode dell’Identità, se soggetto diverso, del  Segnalante previo consenso espresso di quest’ultimo, del Segnalato e di eventuali ulteriori soggetti coinvolti nel processo di segnalazione.
• Particolari:dati eventualmente contenuti nelle segnalazioni e in atti e documenti ad essa allegati.
• Giudiziari: dati eventualmente contenuti nelle segnalazioni e in atti e documenti ad essa allegati.

Al fine di garantire la riservatezza circa l’identità del Segnalante, il log tecnico installato sull’applicazione non memorizza alcun dato personale rimuovendo l’indirizzo IP e le caratteristiche dell’user agent, pertanto, i dati conservati sono quindi relativi alle sole informazioni tecniche di servizio, ad esempio, orario, tipo e protocollo di richiesta, risorsa richiesta, tempo e codice della risposta.

 

8.FINALITÀ DI TRATTAMENTO, BASE GIURIDICA, DURATA DEL TRATTAMENTO E CONSERVAZIONE DEI  DATI

A.WHISTLEBLOWING

Descrizione: finalità connessa all’esecuzione di attività di prevenzione, verifica, controllo, incluse eventuali attività investigative in seguito alla segnalazione di un comportamento illecito e /o violazione alla normativa nazionale ed europea e dei modelli organizzativi 231 adottati dal Titolare del trattamento e, in particolare, tutela della riservatezza dell’identità del Segnalante.

Base giuridica di trattamento: adempimento a un obbligo di legge al quale è soggetto il Titolare del trattamento.

Durata e Conservazione: durata e conservazione come da Finalità C sotto riportata.

B.REGISTRAZIONE E ACCESSO ALLA PIATTAFORMA “WHISTLEBLOWING”:

Descrizione: finalità connessa alla registrazione e all’accesso alla piattaforma in uso. In particolare:

• Gestori delle Segnalazioni e Custode dell’Identità: registrazione tramite credenziali di accesso a specifica area riservata per la gestione delle segnalazioni;
• Segnalanti: accesso ad area pubblica della piattaforma, raggiungibile tramite link pubblicato in specifica area Whistleblowing sul sito web. Nessuna registrazione alla piattaforma tramite credenziali di accesso, nessun trattamento di dati personali nella fase di accesso. Si raccomanda di accedere alla piattaforma mediante dispositivi e connessioni internet non del Titolare del trattamento.

Base giuridica di trattamento: esecuzione di misure contrattuali intercorrenti tra il Gestore della Segnalazione e il Titolare del trattamento..

Durata e Conservazione: durata del trattamento e conservazione dei dati fino a cessazione o revoca dell’ autorizzazione per Gestori della Segnalazione.

C.GESTIONE DELLA SEGNALAZIONE

Descrizione: finalità connessa al trattamento dei dati personali derivanti dalla gestione delle segnalazioni, in particolare, attività istruttoria volta a verificare la fondatezza di quanto segnalato, adozione di adeguate misure correttive e opportune azioni disciplinari e/o giudiziarie nei confronti dei responsabili delle condotte illecite, inclusa tutela della riservatezza dell’identità del Segnalante e dei contenuti della segnalazione.

Al termine del processo di segnalazione, il Segnalante, previo consenso espresso, può identificarsi rendendo noti i propri dati identificativi e di contatto o in alternativa può procedere a segnalazione anonima. In entrambi i casi, al termine del processo di segnalazione verrà attribuito un codice numerico, composto da 16 cifre, che consentirà al Segnalante di accedere all’interfaccia di monitoraggio della segnalazione, garantendo la c.d. “spersonalizzazione”, ossia l’accesso futuro alla piattaforma senza specifiche credenziali che possano anche indirettamente consentirne l’identificazione.

Il Custode dell’identità non partecipa a tale trattamento e in nessun caso tratta dati personali contenuti nella segnalazione, inclusi i dati personali del Segnalante.

Base giuridica di trattamento: adempimento a un obbligo di legge al quale è soggetto il Titolare del trattamento e, laddove necessaria la rivelazione dell’identità del Segnalante, il Consenso espresso, facoltativo e revocabile di quest’ultimo.

Durata e Conservazione: durata di trattamento della segnalazione è pari a 97 giorni dalla data di ricezione della stessa (7 giorni per l’avviso di presa in carico della segnalazione ricevuta e 3 mesi per la corretta e completa gestione della stessa; conservazione per un periodo necessario al trattamento della segnalazione e, in ogni caso, non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione. Decorsi tali termini, immediata cancellazione automatica.

I dati potranno essere ulteriormente trattati nell’ambito dell’esercizio di diritti difensivi del Titolare del trattamento per tutta la durata del contenzioso stragiudiziale/giudiziale e conservati fino all’intervenuta prescrizione dei diritti.

I dati personali non necessari al trattamento di una specifica segnalazione, ove raccolti accidentalmente, saranno cancellati immediatamente (minimizzazione dei dati).

Tutte le azioni effettuate tramite la piattaforma sono registrate dalla piattaforma tramite dei Log, la cui conservazione  è pari a cinque anni, salvo ulteriore conservazione per tutta la durata del contenzioso stragiudiziale/giudiziale e conservati fino all’intervenuta prescrizione dei diritti.

9.CATEGORIE DI DESTINATARI DEI DATI

I dati personali potranno possono essere comunicati e trattati da soggetti esterni operanti in qualità di:

Autonomi Titolari del trattamento:

• Autorità giudiziaria e autorità di polizia;
• ANAC (Autorità Nazionale Anti Corruzione).

Responsabili del trattamento:

• Soggetti che offrono servizi IT, ICT, Cloud, Hosting e Data Center (ISWEB S.p.A., quale Responsabile del trattamento e SEEWEB s.r.l., quale SubResponsabile del trattamento). In tal caso, gli accessi amministrativi non consentono la visualizzazione o gestione dei dati delle segnalazioni Whistleblowing, ma solo gli aspetti di configurazione dell’ambiente, utilizzati per la predisposizione dei requisiti funzionali richiesti dal Titolare del trattamento.

10.NATURA DEL CONFERIMENTO DEI DATI PERSONALI

Il conferimento dei dati è facoltativo ma necessario, in relazione alle finalità di cui ai punti A, B e C, per tutto quanto è richiesto dagli obblighi previsti da leggi e pertanto, il mancato, parziale o inesatto conferimento comporta l’impossibilità per il Titolare di svolgere correttamente tutti gli adempimenti a cui è soggetto.

In relazione alla finalità di cui al punto C, il conferimento dei dati che consentono, anche indirettamente, di rivelare l’identità del Segnalante è facoltativo, pertanto, in caso di mancato consenso, l’identità di quest’ultimo non sarà rivelata e non comporterà l’impossibilità per il Titolare di svolgere correttamente tutti gli adempimenti a cui è soggetto.

Resta inteso che, la segnalazione verrà presa in considerazione esclusivamente laddove adeguatamente circostanziata, resa con dovizia di particolari e dunque in grado di far emergere fatti e situazioni relazionandoli a contesti determinati, pertanto, maggiori sono i dettagli presenti nella segnalazione, maggiori saranno le possibilità per il Titolare del trattamento di intervenire.

Nell’ambito dei procedimenti penali eventualmente istaurati, l’identità del Segnalante sarà coperta da segreto nei modi e nei limiti previsti dall’art. 329 c.p.p.

Mentre, nell’ambito dei procedimenti disciplinari, l’identità del segnalante non sarà rivelata in tutti i casi in cui la contestazione dell’addebito disciplinare si fondi su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa, mentre potrà essere rivelata laddove concorrano contemporaneamente i seguenti presupposti:

• che la contestazione si fondi, in tutto o in parte, sulla segnalazione;
• che la conoscenza dell’identità del Segnalante sia indispensabile per la difesa dell’incolpato;
• che il Segnalante abbia espresso un apposito consenso alla rivelazione della propria identità.

11.SOGGETTI AUTORIZZATI AL TRATTAMENTO

I dati personali saranno trattati dai soli soggetti espressamente autorizzati dal Titolare del trattamento, pur mantenendo caratteristiche di autonomia e indipendenza. Tali soggetti saranno specificatamente formati per la gestione del canale di segnalazione. I soggetti individuati e autorizzati alla gestione delle segnalazioni sono:

• membri dell’OdV.

12.TRASFERIMENTO DEI DATI IN PAESI AL DI FUORI DELL’UNIONE EUROPEA

I dati personali saranno trattati e conservati esclusivamente nel territorio nazionale e, pertanto, non saranno trasferiti al di fuori dell’Unione Europea.

13.DIRITTI DELL’INTERESSATO – SEGNALANTE

Il Segnalante, a maggior tutela della riservatezza della propria identità, può esercitare i propri diritti ai sensi del GDPR, tramite la piattaforma dedicata, rivolgendosi direttamente al Gestore della Segnalazione, che ove necessario provvederà a collaborare con il DPO.

In tal caso, resta inteso che, per dare seguito alle richieste di esercizio dei diritti dell’Interessato, il DPO entrerà necessariamente a conoscenza dei dati personali riguardanti l’Interessato.

In particolare, il Segnalante ha diritto di:

• chiedere l’accesso ai dati personali che lo riguardano, in tal caso, le informazioni possono essere reperite dall’Interessato, accedendo direttamente alla piattaforma, tramite codice identificativo assegnatogli al termine della procedura di segnalazione;
• ottenere la rettifica dei dati inesatti e l’integrazione dei dati incompleti, in tal caso, le informazioni possono essere rettificate e aggiornate tempestivamente per il tramite dei canali di comunicazione messi a disposizione dalla piattaforma dedicata;
• ottenere il diritto alla cancellazione definitiva (diritto all’oblio) nelle ipotesi di cui all’art. 17, GDPR;
• ottenere la limitazione del trattamento nelle ipotesi di cui all’art. 18, GDPR;
• revocare in autonomia, tramite la piattaforma dedicata, il consenso alla rivelazione della propria identità, nell’ambito dei procedimenti disciplinari, senza che ciò pregiudichi la liceità del trattamento effettuato prima di tale revoca;
• infine, non sussistono i presupposti per l’esercizio del diritto alla portabilità ai sensi dell’art. 20, GDPR e, di conseguenza, tale diritto non è esercitabile poiché potrebbe derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell’identità del Segnalante.

Il Titolare fornisce all’interessato le informazioni relative alla richiesta di esercizio dei diritti dell’interessato senza ingiustificato ritardo e, comunque, al più tardi entro un mese dal ricevimento della richiesta stessa, come previsto dall’Art. 12 del GDPR. Qualora il trattamento sia basato sul consenso per una o più finalità e per il trattamento di dati particolari, l’esercizio di revoca del consenso in qualsiasi momento non pregiudica la liceità del trattamento basato sul consenso prestato prima della revoca.

Gli interessati hanno il diritto di proporre reclamo all’Autorità di controllo competente nello Stato membro in cui risiedono abitualmente o lavorano o dello Stato in cui si è verificata la presunta violazione.

Il Segnalante, oltre alla tutela della riservatezza dell’identità, è tutelato anche contro qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, ritorsivo o di discriminazione (demansionamento, licenziamento, trasferimento ingiustificato, mobbing, molestie sul luogo di lavoro o qualsiasi altro tipo di comportamento che determini condizioni di lavoro intollerabili, etc.) posto in essere in ragione della segnalazione, che provoca o può provocare, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto, da intendersi come danno ingiustificato.

Le tutele non sono garantite quando è accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale del Segnalante per i reati di diffamazione o di calunnia o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia all’autorità giudiziaria ovvero la responsabilità civile, per lo stesso titolo, nei casi di dolo o colpa grave. In tali casi, al Segnalante può essere irrogata una sanzione disciplinare.

Il Segnalante ha diritto di avvalersi del canale esterno messo a disposizione da ANAC, tramite il link Whistleblowing – www.anticorruzione.it, nei seguenti casi:

• non è prevista, nell’ambito del proprio contesto lavorativo, l’attivazione obbligatoria del canale di segnalazione interno, ovvero questo, anche se obbligatorio, non è attivato o, se attivo non è conforme;
• la segnalazione tramite canale interno non ha avuto seguito;
• la segnalazione tramite canale interno potrebbe essere non efficace oppure potrebbe determinare il rischio di ritorsione;
• il Segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse (ad esempio, salvaguardia della salute e sicurezza delle persone, protezione dell’ambiente, etc.).

14.DIRITTI DELL’INTERESSATO – SEGNALATO

Il Segnalato è soggetto a limitazione dei propri diritti ai sensi dell’art. 2-undecies del Codice Privacy e dell’art.23 lettera d) ed e) del GDPR.  Tale limitazione è legittimata da un preciso obbligo di legge, in quanto, potrebbe derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell’identità del Segnalante. In tali casi, dunque, al Segnalato o alla persona menzionata nella segnalazione è preclusa anche la possibilità, laddove ritengano che il trattamento che li riguarda violi suddetti diritti, di rivolgersi al Titolare del trattamento e, in assenza di risposta da parte di quest’ultimo, di proporre reclamo al Garante della protezione dei dati personali. I diritti del Segnalato sono reintegrati terminata l’istruttoria della segnalazione, laddove tali informazioni risultino indispensabili alla propria difesa.